Comment classer les papiers administratifs?

Quittances, factures, bulletin de paie, documents administratifs et j’en passe ! Les papiers administratives que nous devons conserver envahissent nos placards. La complexité est que pour chaque document la période de conservation varie d’un document à un autre. De plus, comme nous devons les stocker indéfiniment, il arrive toujours un moment où il faut faire un tri. Pour vous aider dans cette tâche fastidieuse, je vous invite à suivre les différentes étapes.

Pourquoi conserver et trier ?

Quotidiennement nous effectuons des démarches administratives et pour chaque démarche, nous recevons des documents qu’il faut conserver, d’où l’importance de les trier. Ces documents devront être rangés afin de les retrouver rapidement en cas de besoin. Pour cela, il faudra utiliser des rangements dans un endroit bien spécifique. Cependant, les documents n’ont pas la même durée de conservation.

Étape 1 : Faire un inventaire

Je regroupe tous les papiers administratifs et j’évalue la masse.

Étape 2 : Trier

Je consulte le fichier « Conservation des documents administratives » pour faire du tri.

Je procède en plusieurs étapes :

Je regroupe par catégorie
Je classe par date du plus récent au plus ancien
Je fais du tri selon les délais de conservation
Je réfléchis à un type de rangement le plus adéquate possible
J’archive

Pensez à faire régulièrement un tri dans vos papiers, les magazines préférés, les journaux à raison de 1 à 2 fois par an. Ne surtout pas jeter vos documents dans la poubelle, investissez dans une déchiqueteuse :


Déchiqueteuse Lidl : Accès au site bon rapport qualité prix, disponible pendant les promos	Déchiqueteuse Amazon : Accès au site Détruit 5 feuilles à la fois et même les agrafes

Étape 3 : Définir l’endroit

Après avoir fait l’inventaire, trier vos documents et selon la masse à ranger. Je vous propose de définir le lieu stratégique pour que vos documents soient accessibles à tout moment.


Meuble de rangement	Bibliothèque

Bureau	Meuble de salon

Étape 4 : Choisir un type de rangement

Les types de rangement impactent l’état général des documents stockés. Pour les préserver, il est judicieux de trouver le type de rangement le mieux adapté. Parmi les rangements, vous trouverez :

Les classeurs
Les dossiers suspendus
Les pochettes
Les portes revues
Le porte- vues
Les boîtes à archives

Étape 5 : Créer un plan de rangement

Selon les différents types de document, il est indispensable d’avoir un plan de rangement. Il vous permettra d’identifier la place de chaque document dans les différentes catégories.
Je vous invite à prendre une feuille de brouillon, d’inscrire en colonne les catégories. Pour chaque groupe, noter le type de document.

Un exemple de plan de rangement :

Étape 6 : Le flux du courrier

Pour gérer le flux du courrier départ et arrivée, la solution est de les déposer dans un endroit stratégique. Vous pouvez choisir entre un porte-courrier, une bannette ou une pochette.
Une fois par semaine, procédez au traitement des courriers. Dès que le courrier est traité, je vous invite à les stocker dans une bannette ou une pochette « en attente ».
Ce procédé vous permettra d’avoir dans un même endroit le courrier « en attente de classement » et cela évitera le risque de perte.
Fixez-vous une routine mensuelle pour classer vos documents.

Étape 7 : Réaliser l’archivage

En reprenant les délais de conservation, réaliser vos archives afin de désencombrer vos rangements. Utiliser des boites d’archives pour conserver et protéger vos documents.
Cette étape est à faire une fois par an, cela suffit !

Étape 8 : Télécharger vos documents en ligne

Depuis un certain temps, nous avons des services en ligne (banques, opérateurs, sécurité sociale…) qui proposent de vous envoyer un mail pour vous alerter de la disponibilité du document.
Prenez le temps de télécharger les fichiers en ligne et les stocker sur PC, disque dur externe ou la solution de demain le Cloud.

Nous avons récemment déménagé et la question du rangement des papiers administratives n’arrêtaient pas de revenir !

Après plusieurs tentatives, nous avons choisis de les ranger dans un meuble à étagère du coté de la cuisine américaine. N’ayant pas la photo avant, j’essayerai d’y penser pour les futurs articles.

Comment classer les papiers administratifs ?